Usein kysyttyä julkisista hankinnoista

Mitä tarjoajan tulee ottaa tarjouksen tekemisessä huomioon?

Muista lukea tarjouspyyntö huolellisesti ja tarjota vain vaatimusten mukaisia tuotteita, koska hankintayksikön on pääsääntöisesti hylättävä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset. Tarjousta tehtäessä on myös syytä pitää mielessä, että tarjous käsitellään ja arvioidaan sellaisena, jona se on määräaikaan mennessä toimitettu. Vaikka hankintayksikkö olisi yrityksellesi ennestään tuttu, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että hankintayksikkö voi ottaa huomioon vain ne seikat, jotka käyvät ilmi tarjouksesta. Näin ollen hankintayksikkö ei voi esimerkiksi ottaa huomioon tiedossaan olevia yrityksen referenssejä, jos niistä ei ole mainintaa tarjouksessa.

Jos tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä tai puutteellisuuksia, ota mahdollisimman pian yhteyttä hankintayksikköön. Usein tarjouspyynnössä tarjotaan mahdollisuus lisäkysymysten esittämiseen, joten käytä sitä hyväksesi. Älä tee tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin muutoksia tai varaumia, koska hankintayksikkö on pääsääntöisesti velvollinen hylkäämään tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset.

Muista lähettää tarjouksesi ajoissa, koska tarjouksen saapuminen ajoissa perille on lähettäjän vastuulla ja myöhästyneet tarjoukset hylätään.

Onko tarjousta mahdollista täydentää?

Uusi hankintalaki antaa hankintayksikölle aiempaa laajemman mahdollisuuden pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousta silloin, kun kyse on tarjousasiakirjoissa olevista epäolennaisista puutteista, ristiriidoista tai virheistä. Jos tarjouksessa on vähämerkityksellinen virhe, kuten puuttuva tarjouksen voimassaolotieto tai esimerkiksi hinnoittelua koskeva epäolennainen virhe (väärä valuutta, hinnoitteluyksikkö jne.), hankintayksikkö voi hylkäämisen sijaan pyytää tarjoajaa täydentämään tai täsmentämään tarjoustaan. Tarjoukseen voidaan pyytää täydennystä esimerkiksi silloin, jos tarjouksesta puuttuu allekirjoitus tai hintatieto, jota ei käytetä vertailussa, tarjoukseen sisältyy tarjouspyynnöstä poikkeava maksuehto tai tarjouksesta puuttuu liite, jota ei käytetä tarjousvertailussa.

Tarjouksen täydennysmenettelyssä on noudatettava hankintalain periaatteita kuten tarjoajien tasapuolista kohtelua ja suhteellisuusperiaatetta. On kuitenkin hyvä muistaa, että hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta antaa tarjoajalle mahdollisuutta tarjouksen täydentämiseen, vaan kyse on hankintayksikön oikeudesta.

Voidaanko tarjotulta tuotteelta edellyttää tiettyä merkkiä (esim. Joutsenmerkki)?

Uusi hankintalaki antaa hankintayksikölle mahdollisuuden vaatia tiettyä merkkiä (esim. Joutsen-merkki tai EU-ympäristömerkki) näytöksi siitä, että hankinnan kohde vastaa vaadittuja ympäristö-, sosiaalisia tai muita ominaisuuksia. Tällöin hankintayksikön on kuitenkin hyväksyttävä myös kaikki vaadittua merkkiä vastaavat muut merkit.

Hankintayksikön vaatiman merkin on oltava kohtuudella kaikkien saatavilla ja avoimesti valmisteltu, syrjimätön sekä relevantti hankinnan kohteen kannalta.

Mihin voi valittaa, jos kilpailutus ei mennyt oikein?

Tarjoajalla on oikeus valittaa hankintapäätöksestä tekemällä hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle ja valittamalla markkinaoikeuteen. Sekä oikaisuvaatimus että markkinaoikeusvalitus on tehtävä 14 päivän kuluessa hankintapäätöksen ja muutoksenhakuohjeiden tiedoksisaannista. Koska muutoksenhakuajat ovat päällekkäiset, tarjoajan voi olla syytä laittaa hankintaoikaisu ja markkinaoikeusvalitus vireille samanaikaisesti. Markkinaoikeusvalituksen voi myöhemmin peruuttaa, jos se käy tarpeettomaksi hankintaoikaisun lopputuloksen johdosta.

Edellä mainitun lisäksi tarjoajan on myös hyvä tiedostaa, että hankintayksikkö voi tehdä itseoikaisun 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintapäätös on tehty. Oikaisu voidaan tehdä, jos lain soveltamisessa on tapahtunut virhe tai asiassa on tullut ilmi sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Oikaisun tekeminen ei edellytä tarjoajan suostumusta.

Millainen tiedonsaantioikeus valittajalla on hankinta-asiakirjoista?

Tarjouskilpailuun osallistuneella tarjoajalla on oikeus saada tarjousasiakirjat nähtäväkseen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksista.

Tarjoajalle on aina annettava tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta.